Waarom gebruik je e-mail? Vaak maak je die keuze onbewust. E-mail werkt tamelijk snel, bijna iedereen heeft het, is goed voor het communiceren van gegevens en goed te bewaren. Maar mailen is minder geschikt als je direct antwoord of wilt discussiëren. E-mail is bovendien niet zo veilig. Met de eigenschappen van e-mail kan je bepalen of de communicatievorm wel geschikt is voor het doel wat je wilt bereiken.
Schriftelijk
E-mailen is vorm van schriftelijke communicatie. Het heeft de brief zo goed als vervangen, maar is sneller, makkelijker en goedkoper.
Je kunt de tijd nemen om je boodschap te schrijven. Schrijven gaat het makkelijkst als je een toetsenbord hebt, maar kan ook op een smartphone. Een eigenschap van alle schriftelijke communicatie is dat de ontvanger de boodschap anders kan interpreteren dan de zender bedoelt. De gevolgen hiervan variëren van nihil tot catastrofaal. De zender moet diens boodschap dus zorgvuldig schrijven, geen gemakkelijke opgave. Bij delicate onderwerpen is persoonlijke communicatie (persoonlijk gesprek, telefoon) verstandiger.
Een e-mail kan je lezen wanneer je maar wilt. En met een smartphone kan je e-mail lezen waar je maar wilt. Als een mail wat uitgebreider is, zal het rustige plek beter zijn om geconcentreerd te kunnen lezen en reageren.
Je kunt e-mail heel goed negeren: je hoeft niet te openen, niet te lezen en je kan hem weggooien. Als je zeker wilt weten dat iemand jouw bericht ontvangt moet je niet mailen, maar een aangetekende brief sturen. WhatsApp biedt ontvangstbevestiging, maar dat werkt niet bij iedereen.
De communicatie van e-mail is simplex, het gaat één kant op, in tegenstelling tot bijvoorbeeld telefoneren. Dat maakt het niet erg geschikt voor dialoog, brainstormen en overleg, waarbij direct reageren op een ander van belang is. Misschien kan je dan bijvoorbeeld beter telefoneren of vergaderen.
Sommige zenders verwachten dat je direct een reactie geeft als je je mail leest. En er kan zelf een “priority” aan mail worden gehangen. Als lezer heb je misschien andere prioriteiten. Als je direct een reactie zijn er betere mogelijkheden: een berichtje (matige impact), bellen (meer impact) of een persoonlijk gesprek (meeste impact).
Je kan een bijlage met je e-mail meesturen: een document waar je een reactie op wilt, vakantiefoto’s of iets anders wat je met iemand wilt delen. De maximale grootte van een bijlage is vaak beperkt. Een link naar een bestand in de cloud (bijvoorbeeld Dropbox, Google Drive) is dan een betere optie.
E-mailberichten zijn makkelijk te bewaren, want je moet berichten bewust weggooien. Om meer overzicht in je mails te krijgen is het wijs om behandelde mail te archiveren of weg te gooien. Berichten terugvinden is soms lastig, maar de zoekfunctie van je mailprogramma kan helpen.
Altijd en overal
Heel veel mensen en organisaties hebben een e-mailadres. Organisaties hebben vaak een openbaar mailadres. Individuele personen moet je juist vragen (via een andere communicatievorm) om hun mailadres. Soms kan je een organisatie mailen via een contactformulier, maar als zender krijg je dan meestal niet het bericht dat je hebt verzonden.
Een e-mail gaat vaak snel van zender naar ontvanger, in minder dan een minuut. Maar een mailtje kan ook een dag onderweg zijn. E-mail werkt 24 uur per dag en op alle dagen van het jaar, zolang je apparaat en internet maar beschikbaar is.
E-mail lijkt goedkoop. Je kunt voor niets een mailadres krijgen (bijvoorbeeld Gmail), maar geeft daarvoor wat privacy op. Via een access provider (bijvoorbeeld Ziggo) maar kunt dan niet makkelijk meer van provider wisselen. Je kunt ook via een hostingprovider mail aanschaffen, maar daar moet je voor betalen. En natuurlijk heb je een computer of smartphone nodig om je mail op te bekijken, maar die kan je ook voor vele andere dingen gebruiken.
Veiligheid
E-mailen is niet altijd even betrouwbaar. Met mensen met wie je vaker mailt gaat het meestal wel goed. Een e-mailbericht kan bouncen, je krijgt dan een melding terug dat de mail niet aankomt, maar de reden waarom is niet altijd duidelijk.
Spam (ongevraagde e-mails) en phishing (malafide mails die zich voordoen als een ander) maken dat je je altijd moet afvragen of een mail wel helemaal klopt. Virussen (programmaatjes met slechte bedoelingen) in een bijlage kunnen je computer onbetrouwbaar maken.
Spamfilters op je computer en bij je mail-provider kunnen helpen, maar zijn niet altijd betrouwbaar. Je krijgt soms mails binnen die spam zijn en soms mail niet binnen die juist wel goed is. Met veel mailprogramma’s kan je een leesbevesting vragen, maar dit is niet breed geaccepteerd.
Een e-mailbericht is privé, dus niet openbaar. Je kunt mail wel aan veel mensen sturen. Met de BCC optie maak je geadresseerden onzichtbaar. Een nieuwsbrief via e-mail heeft wel een openbaar karakter, maar is alleen leesbaar voor de geadresseerden. De inhoud van een mail kan je alleen openbaar maken via andere kanalen.
Hoewel mail in principe privé is, is de privacy vaak niet gewaarborgd. Bijvoorbeeld:
- een systeembeheerder kan je wachtwoord veranderen en je mail bekijken
- mails zijn niet versleuteld (encryption) en de boodschap is dus makkelijk leesbaar als die ergens tijdens het zenden (wifi, mailservers) worden onderschept
- bij gratis providers kan je mail geautomatiseerd worden gelezen voor marketingdoeleinden
Liever niet e-mailen?
Ik vind e-mail vaak een uitstekende wijze van communiceren: duidelijk, op het moment dat je het zelf wilt en goed te bewaren.
Maar er zijn veel situaties waarin andere communicatievormen beter zijn:
- telefoneren (snel, moeilijk te negeren, dialoog mogelijk)
- bericht via Signal of WhatsApp (tamelijk snel, beknopt, lastig te negeren, encrypted)
- persoonlijk gesprek (dialoog mogelijk, al je zintuigen gebruiken)
- social media, publiciteit (openbaar)