Bij het woord inbox zullen de meeste mensen gelijk aan e-mail denken. Een gevulde inbox bevat allerlei soorten informatie. Maar die informatie krijgt pas betekenis als je het bekijkt, beoordeeld en verwerkt.
Het fenomeen inbox bestond al lang voor e-mail. Een brievenbus is een inbox, maar ook een fotorolletje, aantekeningen, wat losse ideeën in je hoofd of een verhuiswagen. Alles waar je eerst iets verzamelt en dan pas verwerkt, werkt als een inbox. De eigenschap van iedere inbox is dat er dingen in staan die nog geen betekenis of doel hebben gekregen. Ze krijgen betekenis of een doel als je er een actie aan hangt, het weggooit of archiveert. Als je deze functie van een inbox begrijpt kom je ze veel vaker tegen.
Verwerking
Spullen in een inbox krijgen betekenis als je het gaat verwerken. Stel je een gevulde brievenbus voor. Eerst kijk je wat het is: reclamefolders, brieven, een ansichtkaart en een pakketje. De brieven en het pakketje moet je uitpakken om te zien wat het is. De folder kijk je misschien door op aanbiedingen, de brief is een rekening die je moet betalen, het kaartje maakt je gewoon even blij en het pakketje bevat een batterij die je nog in je koptelefoon moet stoppen. Je ziet dat vanuit de inbox allerlei nieuwe acties ontstaan.
Laat maar in de inbox staan…
Veel e-mailgebruikers laten al hun berichten in de inbox te laten staan, ook al hebben ze die gelezen. Dan stop je dus eigenlijk de folders, brieven, enveloppen, kaartje en het pakketje met verpakkingsmateriaal weer terug in het postvakje of gooit het weer op de deurmat. En dát doet bijna niemand…
Wat doe je met spullen in een inbox?
De eerste vraag die je jezelf stelt is: Wat is het?
- is het troep, gooi het weg
- vind je het wel interessant, maar nu even niet, bewaar het dan
- moet je er iets mee doen, zet het dan om in één of meerdere acties
De tweede vraag is: Moet ik het opruimen?
- deel je de gegevens met anderen, dan moet je het opruimen op een manier waardoor anderen het kunnen terugvinden
- maakt de grote hoeveelheid gegevens het moeilijk om te vinden belangrijk voor je is, dan zeker opruimen
- gebruik je een zoekfunctie om iets terug te vinden, dan is opruimen misschien niet echt nodig
- vind je het leuk om bij toeval iets te vinden, dan zeker niet opruimen
Bewaar in je inbox zo min mogelijk. Je kunt zien wat je al gelezen hebt, dus je zou moeten weten wat je ermee moet doen. Ben je klaar met de mail, stuur hem dan door, archiveer hem (een druk op de knop) of gooi hem weg (ook een druk op de knop). Meer hier over in flow in je e-mail.
Takenlijst, inspiratie, afspraken, aantekeningen
Het belangrijkste is dat je op het juiste moment weet wat je moet doen en dat je een gemaakte afspraak nakomt. Een goede methodiek hiervoor is Getting Things Done.
Artikelen en bookmarks
Je bewaart een artikel of bookmark vaak nadat je het hebt gelezen, maar je weet nog niet waarvoor je het gaat gebruiken. Als je het nodig heb is het vaak lastig te vinden, ook met een zoekfunctie. Meta-informatie is informatie óver het artikel. In Evernote kan je met labels meta-informatie toevoegen, zoals de onderwerpen en trefwoorden.
Boekhouding
Je bewaart al je bonnetjes en bankafschriften en die moet je samenvoegen tot een systeem waarmee je facturen kunt maken, bedrijfsprocessen kunt bijsturen en een jaarrekening kunt maken voor je belastingaangifte.
Vakantiefoto’s
Je het alle foto’s in je camera zitten (je inbox), je zoekt de beste uit (de verwerking) en maakt er een fotoalbum van om aan je vrienden te laten zien (het resultaat).
Nog meer inboxen
- logs op een server
- de Downloads-map op je computer
- een gevulde wasmand