Hoe voorkom je chaos in e-mail? Als de e-mails in je inbox te veel voor je worden is het tijd voor verandering. Een quick and dirty opruimbeurt en wat dagelijkse discipline kunnen je enorm helpen.
De eigenschap van een inbox is dat er dingen in staan die nog geen betekenis hebben. De items in een inbox moeten dus betekenis krijgen door er
- een actie aan te hangen,
- weg te gooien of
- te archiveren.
Zolang je inbox vol staat met ongelezen mails weet je dus niet wat er op je pad zal komen.
Bij een quick scan van van afzenders in je inbox kan je natuurlijk wel zien wat op dat moment belangrijk voor je is. Maar er is een flinke kans dat je iets over het hoofd ziet. Oudere mails zie je bij een quick scan helemaal niet, dus die krijgen geen betekenis en kan je daarom net zo goed gelijk archiveren of weggooien.
Twee keer per dag e-mail kijken
Stel: je hebt een plan wat je die dag gaat doen en barst van de ideeën. Maar dan open je je mail met tientallen ongelezen berichten en gaat die lezen en behandelen. Op dat moment besluit je dat de input van anderen belangrijker is dan je eigen plan. Na het verwerken van de mail ben je een stuk minder energiek en heb je nog niks van je eigen plan uitgevoerd.
Plan voor jezelf 2 of 3 momenten per dag waarop je naar je mail kijkt. En op andere momenten kijk je dus niet. Zet je mailprogramma om het nog makkelijker te maken. Zet ook alle notificaties uit, want als je lekker in je flow zit zijn notificaties de killers van je concentratie.
Twee keer per dag kijken is een streven. Natuurlijk zit je wel eens te wachten op iets écht belangrijks of stuurt iemand tijdens een belletje iets door. Maar trap niet in de valkuil van “even mijn mail kijken” en dat de tijd zich vult met dingen die je niet van plan was en de energie opslurpt die je voor iets anders had willen gebruiken.
Inbox Zero
Deze techniek heeft als streven dat de inbox van je e-mail op regelmatig leeg is. Je inbox bevat alleen mails die je nog niet hebt gelezen en behandeld.
One Touch Principle
Zodra je een mail opent, lees je hem en bepaal je wat je ermee gaat doen. Je raakt de mail als het ware maar één keer aan.
Je kunt de volgende dingen met een e-mailbericht doen:
- weggooien: berichten die niet belangrijk zijn en je nooit meer nodig hebt
- archiveren: mail waar geen vraag of actie in zit, maar die je in de toekomst zou kunnen gebruiken verplaatst je naar de map “Archief”
- direct doen: een mail met een vraag of actie die je binnen 2 minuten kan behandelen, doe je onmiddellijk
- naar map “Wachten”: mail met gegevens waar op je wacht (een gedelegeerde taak, een bestelling, een reactie van iemand)
- naar map “Beantwoorden”: mail met een vraag of actie waar je langer dan 2 minuten mee bezig bent
Later behandel je de mails in de mappen “Beantwoorden” en “Wachten”. Kijk iedere 2 of 3 dagen of je nog iets moet of kunt doen met de mails. Als deze mails zijn behandeld verplaatst je ze naar de map “Archief”.
Mijn eigen tweak
Zelf gebruik ik de mappen “Wachten” en “Beantwoorden” niet, want ik weet dat ik nooit in die mappen ga kijken. Ik plaats daarvan zet ik vlaggetjes bij mail waar ik nog iets moet doen. Ik gebruik verschillende kleuren vlaggetjes voor werk, privé en hobby’s.
De grote opruiming
Met het opruimen van je mail ben je wel even bezig, maar doe het niet allemaal op één dag. Werk er per dag maximaal een half uur aan en binnen een week heb je bereikt wat je wilt.
1. Archiveer alle mail ouder dan een maand
Ga die mail vooral niet lezen, maar selecteer alle mail (gelezen of ongelezen) en sleep ze naar de map “Archief”.
Waarom een maand oud? Omdat het onwaarschijnlijk is dat jij ooit nog wat met die mail gaat doen. En als iemand nog wat van je verwacht, zal die je daar wel aan helpen herinneren.
Waarom niet weggooien? Omdat er heel misschien nog een mailtje is dat je nog nodig hebt.
2. Verwerk de mails die nu in je inbox staan
Je inbox is nu gevuld met één maand mails. Deze moeten verwerkt worden volgens het One Touch Principle. Maar doe het niet allemaal tegelijk. Plan iedere dag een 30 minuten om de inbox leger te krijgen: 15 minuten voor de nieuwste mails en 15 minuten voor de oudste. En daarna ga je wat anders doen.
3. Filteren
Veel mailprogramma’s (o.a. Apple Mail, Outlook, Gmail) kunnen mail filteren. Het belangrijkste filter is het spamfilter. Als je spamberichten in de spam- of junk-box gooit (en niet in de prullenmand) leert het mailprogramma spam-patronen herkennen en wordt effectiever.
Je kunt eigen filters aanmaken. Denk bijvoorbeeld aan rekeningen (zoeken op woorden “rekening” en “factuur” en die dan naar een bepaalde map verplaatsen. Met een “Slimme postbus” in Apple Mail heb je weer andere opties. Zelf gebruik ik deze optie voor backups die ik gelijk archiveer.
4. Nieuwsbrieven opzeggen
Voor een organisatie is een nieuwsbrief via e-mail een geweldige methode om een adressenbestand op te bouwen. Maar ik bepaal liever zelf wat ik wanneer lees. Dus ik heb de meeste nieuwsbrieven opgezegd. Daarvoor in de plaats maar ik gebruik van RSS. Dit is een systeem waarmee je het laatste nieuws van de meeste websites in één scherm krijgt. Feedly is op dit gebied een hele goede optie die werkt in de browser en op smartphone en tablet.
Vind je eigen methode
E-mail is een middel om je doelen te bereiken. Het legen van je inbox moet dus geen doel op zich worden, streef ernaar maar maak er geen obsessie van. Filteren is leuk, maar je moet niet voor ieder wissewasje een filter hebben. Gebruik deze kennis als inspiratie en benut het deel wat je helpt.